En general, para la mayoría de las culturas no occidentales (incluyendo los indígenas occidentales) el tiempo es un concepto muy alejado de nuestra concepción habitual. El manejo de este factor en los proyectos empresariales de nuestro medio parece ser una prioridad. Sin embargo, no tiene porque serlo. Claro, hay fechas con las cuales cumplir. Las famosas "deadlines" nos persiguen. Tenemos una fecha límite para entregar nuestros pedidos, hacer llegar nuestras cotizaciones o entregar un proyecto. Quienes hemos trabajado con licitaciones sabemos lo crítico que puede llegar a ser el factor tiempo. Pero al tiempo se le teme si en lugar de controlarlo, le permitimos que nos controle.
La capacidad para convertir la "variable tiempo", en la "constante tiempo", es lo que hace que las culturas no occidentales puedan hacer prioritarias otras preocupaciones. Para Shinji hay muchas maneras de medir el tiempo. En Japón utilizan el calendario gregoriano (el nuestro) "apenas" hace unos 140 años aproximadamente, por lo se conservan aún muchas tradiciones respecto a la medición de los días y los años, provenientes del Japón feudal. Así que es posible ver que en algunos documentos oficiales y cartas solemnes se utiliza el sistema de nengo, en el que los años se cuentan de acuerdo a la aparición de los emperadores. Parece algo muy remoto, pero no; el sistema se utiliza en muchas aplicaciones comunes como la fecha de caducidad de los alimentos. No es raro verlo por ahí y pues claro, a los occidentales nos pone a contar con los dedos de las manos.
Las horas del día también parecen ser diferentes. Miren por ejemplo el cartel de la izquierda tomado de un blogger japonés. ¿Ven la hora de cierre del establecimiento? Las 25:30 y les aseguro que no es un error...Mediante la adopción de un sistema estándar de procesos y sistemas de manufactura las empresas tratan de convertir la variable tiempo en una constante. Sin embargo, las demoras imprevistas pueden aparecer y la perfección puede venirse abajo con apenas el soplo de una vela.
¿Serviría entonces tener un sistema múltiple de organización de tiempo? ¿Podríamos construir un reloj interno organizacional que nos permitiera cumplir con el calendario externo a pesar de los problemas y las demoras? Todo un reto logístico al parecer de cualquiera.
Sin embargo, existen muchas maneras de generar relojes internos: Planeación y programación de las actividades de mantenimiento, anticipación de demoras en procedimientos, automatización de la producción, etc, etc. Sí, usted puede demorarse. Es una probabilidad bastante alta. Es más usted tiene derecho a demorarse. Sin embargo, dicha demora debe ser transparente para su cliente. No incluir los periodos de espera y demora en su planeación del trabajo hará que su imagen ante el cliente caiga rápidamente. Se volverá incumplido y de mala gana lo volverán a llamar. Entre sus plazos de entrega y condiciones de trabajo incluya siempre sus periodos de demora. Periodos bien calculados y que le permitan manejar situaciones difíciles.
Organice su reloj interno.
Debe tener cuidado. Tiempos de espera y demora demasiado amplios pueden poner en riesgo la eficiencia de sus procesos y corre el riesgo que el sistema lo traicione. Se asume que usted es un conocedor de su empresa, de su personal y de sus procesos. Ponga esa experiencia al servicio del cálculo de los tiempos de demora.
No permita que la negociación del tiempo se salga de sus manos. No piense sólo en dinero a la hora de negociar. Recuerde que time is money y es usted quien va a desarrollar el trabajo. ¿Le han solicitado imprimir 10 mil folletos de un día para otro y a pesar de todos los esfuerzos que se le puedan ocurrir no va a poder cumplir? No acepte. Sea valiente. Decir NO en los negocios es una respuesta válida aún cuando haya una necesidad económica imperiosa. No se deje arrastrar por los números, su reputación es algo que ningún dinero podrá comprar.
Esté preparado anticipadamente. Mida su capacidad de producción y evalúe los escenarios. ¿Cumplir con la fecha de entrega le significará sobrecostos? ¿Tendrán esos sobrecostos una recompensa estratégica? ¿Enganchará al cliente? ¿Corre el peligro de perderlo para siempre?
Aprenda a sacar ventaja de decir no. Sea estratégico. Si debe decir no, aclare las circunstancias inteligentemente. Muestre sus fortalezas y exponga su sentido de la responsabilidad. Muestre sus altos niveles de cumplimiento y sobre todo ofrezca una opción que usted sepa que es viable.
Shiji acaba de llegar a la oficina... ¡¡¡tarde!!! Los dejo, voy a preguntarle al taka-taka qué le pasó. Por mucho que lleve en Colombia, este muchacho no se ha acostumbrado ni a llegar ni a que le lleguen tarde. Algo debió pasar... mañana les cuento.
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